Politica de confidențialitate

Operatorul de date

S.C. ASY SISTEMS APG S.R.L. („Noi”) este operatorul care stabilește scopurile și mijloacele de prelucrare a datelor colectate prin fluxone.ro.

Cuprins

1. Principii și cine suntem

Prelucrăm datele respectând principiile GDPR: legalitate, echitate, transparență; limitarea la scop; minimizarea datelor; exactitate; limitarea stocării; integritate și confidențialitate.

Calitatea noastră: operator de date pentru fluxone.ro. Putem colabora cu împuterniciți (ex.: curieri, procesatori de plăți), în baza contractelor și doar pentru scopurile de mai jos.

2. Ce date colectăm

• Identificare și contact: nume, prenume, adresă de livrare/facturare, telefon, e-mail.
• Date cont client: user, parole (hash-uite), istoricul comenzilor, adrese salvate.
• Date tranzacționale: produse comandate, valori, modalități de plată, status livrare/retur/garanție.
• Comunicări: mesaje prin formulare, e-mail, telefon, WhatsApp/chat.
• Date tehnice/online: IP, identificatori cookie/pixel, device, browser, pagini vizitate, evenimente (conform preferințelor cookie).
• Marketing: consimțământ newsletter, preferințe, dezabonări.
• Retur și garanție: motive, documente doveditoare (după caz).

Nu solicităm și nu dorim categorii speciale de date (origine rasială/etnică, sănătate, convingeri etc.). Dacă ajung la noi accidental, le ștergem fără întârziere.

3. Cum colectăm datele

• completarea formularelor (contact, comandă, creare cont, retur);
• plasarea comenzilor și efectuarea plăților;
• interacțiuni prin chat, e-mail sau telefon;
• abonare la newsletter;
• cookie-uri și tehnologii similare (vezi Politica de cookie-uri).

4. Scopuri și temeiuri legale (art. 6 GDPR)

• Încheierea și executarea contractului (art. 6(1)(b)): creare cont, preluare și livrare comandă, facturare, retur, garanție, suport.
• Obligații legale (art. 6(1)(c)): fiscalitate, contabilitate, arhivare, răspuns către autorități.
• Interes legitim (art. 6(1)(f)): prevenire fraudă, securitate IT, îmbunătățire servicii, apărarea drepturilor în instanță, solicitarea voluntară de review al serviciilor.
• Consimțământ (art. 6(1)(a)): newsletter, cookie-uri neesențiale (analitice/marketing), profilare pentru recomandări. Consimțământul poate fi retras oricând.

5. Destinatari / împuterniciți

Transmitem strictul necesar către:

• Curieri (FAN Courier, Sameday) – livrare și colectare retur;
• Procesatori plăți (plată cu cardul) – autorizare tranzacții;
• Instituții financiare (TBI Bank pentru plata în rate) – analiză și încheiere credit;
• Furnizori IT (hosting, e-mail, ticketing/chat), mentenanță;
• Contabilitate și consultanți – obligații legale;
• Service autorizat – reparații și garanții;
• Compari.ro (Online Comparison Shopping Kft, 1074 Budapesta, Rákóczi út 70-72) – împuternicit pentru programul „Magazin de Încredere” (transmitem adresa de e-mail pentru solicitarea și afișarea feedback-ului, în temei de interes legitim; vă puteți opune printr-o cerere la contactele noastre).

Unde este necesar, avem contracte de împuternicire conform art. 28 GDPR.

6. Transferuri în afara SEE

Nu transferăm în mod obișnuit date în afara SEE. Dacă un furnizor are servere în afara SEE, asigurăm garanții adecvate (de exemplu Clauze Contractuale Standard), iar transferul se face în conformitate cu capitolul V din GDPR.

7. Durata stocării

• Date contractuale/fiscale: 5–10 ani (conform legislației).
• Cont client: până la ștergere sau inactivitate îndelungată (revizuiri periodice).
• Newsletter/marketing: până la retragerea consimțământului sau dezabonare.
• Loguri tehnice/securitate: de regulă 12–24 de luni.

La expirarea termenelor, ștergem sau anonimizăm datele în siguranță.

8. Cookie-uri, analitice și marketing

Folosim cookie-uri strict necesare (fără consimțământ) și cookie-uri analitice/marketing (numai cu consimțământ).

Preferințele se gestionează din bannerul de consimțământ sau din linkul „Preferințe cookie” din footer. Detalii complete: Politica de cookie-uri.

Newsletterul se transmite doar cu opt-in; dezabonarea e posibilă oricând (link în e-mail).

8.1 Utilizarea chatbotului FluxOne (AI)

Chatbotul disponibil pe site utilizează inteligență artificială pentru a răspunde întrebărilor vizitatorilor și pentru a oferi suport rapid. Prin utilizarea lui, sunteți informat și vă exprimați acordul cu următoarele:

Date colectate automat prin chatbot

• textul pe care îl trimiteți chatbotului;
• răspunsurile generate de chatbot;
• adresa IP și data/ora interacțiunii (stocate local, în scop de securitate și audit intern).

Nu solicităm și nu dorim date sensibile. Dacă astfel de informații sunt introduse accidental, le ștergem fără întârziere.

Transmiterea datelor către furnizorul AI

Pentru generarea răspunsurilor, mesajele utilizatorului sunt transmise către serviciul OpenAI, care acționează în calitate de împuternicit al operatorului fluxone.ro. OpenAI nu stochează datele în scop propriu, iar procesarea se realizează conform regulilor GDPR și termenilor de împuternicire. Transmiterea se limitează la strictul necesar pentru funcționarea chatbotului.

Temei legal

Interes legitim (art. 6(1)(f) GDPR) – asigurarea unei comunicări rapide, eficiente și moderne cu vizitatorii site-ului. Utilizatorul se poate opune oricând acestei prelucrări.

Durata stocării

Conversațiile sunt păstrate maximum 30 de zile, exclusiv pentru îmbunătățirea serviciului, analiză internă, securitate și prevenirea abuzului. După acest termen, datele sunt șterse sau anonimizate.

Drepturile utilizatorului

Utilizatorul poate solicita ștergerea conversației sale, accesul la istoricul conversațiilor sale sau exercitarea altor drepturi GDPR aplicabile. Solicitările se transmit la info@fluxone.ro.

9. Securitate

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate: conexiuni HTTPS/TLS, controale de acces, pseudonimizare și criptare (unde e cazul), back-up și monitorizare.

Nicio soluție nu e 100% sigură, dar gestionăm prompt incidentele și, dacă e cazul, notificăm ANSPDCP și persoanele vizate.

10. Minori

Site-ul este destinat persoanelor de 18 ani și peste. Nu colectăm conștient date ale minorilor. Dacă descoperim astfel de prelucrări, le ștergem imediat. În situații excepționale (16–18 ani), prelucrăm doar cu acordul părintelui sau tutorelui.

11. Drepturile dvs. (art. 15–22 GDPR)

• Acces la date și la informații despre prelucrare;
• Rectificare a datelor inexacte sau completarea lor;
• Ștergere („dreptul de a fi uitat”), în condițiile legii;
• Restricționare a prelucrării;
• Portabilitate (datele furnizate de dvs., când temeiul este consimțământul sau contractul și prelucrarea e automată);
• Opoziție la prelucrări pe interes legitim și opoziție în orice moment la marketing direct;
• Dezabonare / retragerea consimțământului, fără a afecta legalitatea prelucrărilor anterioare.

Exercitare drepturi: scrieți la office@fluxone.ro sau la adresa poștală din antet.

Termen de răspuns: o lună (poate fi prelungit cu două luni pentru cereri complexe; vă informăm motivat).

Autoritate de supraveghere: ANSPDCP – www.dataprotection.ro. Aveți, de asemenea, dreptul de a vă adresa instanței.

12. Ce se întâmplă dacă nu furnizați datele

Anumite date sunt necesare pentru a vă livra produsele sau serviciile ori pentru a îndeplini obligații legale. Dacă refuzați furnizarea lor, e posibil să nu putem onora comanda sau solicitarea de serviciu (vă informăm înainte de decizie).

13. Comunicări privind cererile dvs.

Informăm destinatarii cărora le-am dezvăluit datele despre rectificare, ștergere sau restricționare, în măsura posibilului.

De regulă nu percepem taxe; pentru cereri vădit nefondate sau excesive putem percepe o taxă rezonabilă ori putem refuza motivat.

14. Modificări ale politicii

Putem actualiza această politică; versiunea curentă indică data ultimei actualizări și se aplică de la publicare. Vă recomandăm să verificați periodic modificările.

15. Informații utile suplimentare

• Chat / ticketing: utilizat pentru comunicare și suport – temei: contract sau interes legitim;
• Compari.ro (Online Comparison Shopping Kft) – „Magazin de Încredere” – temei: interes legitim (solicitare feedback); vă puteți opune oricând;
• TBI Bank: dacă alegeți plata în rate, datele sunt transmise băncii în scop de analiză și contract de credit – temei: demersuri precontractuale/contract.

Documente conexe